Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s volgens de geldende wetgeving.

In deze paragraaf geven we, aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's, aan hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Organisatie ontwikkeling

In de afgelopen jaren hebben we gewerkt aan het verstevigen van het fundament van onze organisatie. In 2024 hebben we het nieuwe organisatiemodel Samen duidelijk doen ingevoerd. Daarmee zorgen we voor meer duidelijkheid in hoe de organisatie wordt aangestuurd, hoe we samenwerken en hoe we het bestuur adviseren.

In 2025 is dit verder uitgewerkt met het programma Doorontwikkeling. Dit programma loopt eind 2025 af. De organisatieontwikkeling is vanaf dat moment geen apart programma meer, maar onderdeel van het dagelijkse werk in de teams. De strategische doelen van het programma blijven in de verdere ontwikkeling van de organisatie centraal staan. Het gaat om:

• het versterken van sturing,
• het versterken van verantwoording,
• het versterken van (bestuurlijke) advisering,
• en het versterken van de samenwerking tussen directies en teams.

Innovatie/Vernieuwing

Nieuwe wetgeving

De wetgever past wetgeving aan op de kansen en bedreigingen van technologische ontwikkelingen. Zo zijn er wijzigingen en vernieuwingen op gebied van veiligheid van (persoons-)informatie, digitaal zaken doen en digitale dienstverlening, hergebruiken van data, transparantie in processen, data en informatie. In onze projecten wordt de nieuwe en aangepaste wet- en regelgeving meegenomen. Inwoners kunnen daardoor steeds meer diensten en producten veilig digitaal aanvragen, statussen volgen, openbare informatie eenvoudig vinden en gebruik maken van open data voor bijvoorbeeld het maken van apps.

Digitale transitie, datagedreven werken

Datagedreven werken is essentieel om inzicht te krijgen en te geven. We concretiseren doelstellingen en prestatie-indicatoren zodat op basis van data, sturing, monitoring, verantwoording en advisering plaatsvindt. Ook de komende jaren blijven we datagedreven werken inzetten om de kwaliteit en efficiëntie van onze bedrijfsvoering en dienstverlening te verhogen en opgaven te realiseren. Daarom zorgen we voor een heldere datagovernance waarin we beleid & procedures, rollen & verantwoordelijkheden, datakwaliteit en privacy & beveiliging van data vastleggen. Stap voor stap stellen we informatie beschikbaar aan de inwoners, ondernemers en bedrijven. Door intensief samen te werken met andere gemeenten (o.a. Voorne aan Zee en Nissewaard) verwachten we een versnelling met datagedreven werken te realiseren, die doorwerkt naar de vakteams (samen analyseren van de data).

Digitale volwassenheid

Digitalisering raakt de gehele organisatie. Het gebruik van kwalitatieve data, veiligheid/privacy, juist opslaan van informatie en optimaal gebruik van onze systemen is belangrijk voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Digitale vaardigheden inclusief digitale veiligheid, datageletterdheid en transparantiebewustzijn, zijn daarmee een cruciale kwaliteit. We zorgen voor een gebruiksvriendelijk informatielandschap, investeren in vaardigheidstrainingen en creëren bewustzijn bij de medewerkers met betrekking tot digitaal samen werken. 

(Door)ontwikkeling Planning & Control / financien

De P&C-cyclus stelt de raad in staat om bij te sturen op het gebied van de geformuleerde beleidsdoelstellingen en op het gebied van de financiën. De belangrijkste kaders zijn hierbij opgenomen in de financiële verordening.

De afgelopen jaren hebben wij stappen gezet om de planning & control rapportages meer op hoofdlijnen op te stellen die aansluit op een gemeente van 90.000 inwoners en een begrotingsomvang van bijna € 300 miljoen. In 2026 zetten wij hier verder stappen in, in nauwe afstemming met de Auditcommissie. Zo gaan wij de mogelijkheden onderzoeken de gemeentelijke doelstellingen meer "smart" te formuleren. Dit bevordert het sturings- en verantwoordingsproces bij de tussentijdse rapportages (sturing) en bij de jaarrekening (verantwoording).

In lijn met de organisatieontwikkeling én het organisatiemodel "samen duidelijk doen" blijven wij inzetten op een goede financiële sturing en beheersing. In 2025 is een nieuw financieel pakket in gebruik genomen. Daarnaast is het proces van Inkoop Tot Betalen (ITB) ingevoerd inclusief een verplichtingenadministratie. Dit moet het inzicht in de begroting en de sturing hierop verder verbeteren

In de Kadernota 2026 is aangegeven dat het Rijk in 2026 en 2027 extra middelen beschikbaar stelt, o.a. in het kader van Jeugdhulp. Vanaf 2028 voert het rijk alsnog forse bezuinigingen door op het gemeentefonds/middelen Jeugdhulp. Hierdoor is het zogenaamde 'ravijnjaar' feitelijk verschoven van 2026 naar 2028. Hierdoor liggen er vanaf die jaren ook voor onze gemeente uitdagingen om onze begroting weer structureel in evenwicht te brengen. Bij de besluitvorming rondom de Kadernota 2026 heeft de raad ingestemd met een aantal ombuigingen. Deze zijn in voorliggende begroting verwerkt. In 2026 zullen wij verdere uitwerking geven aan de realisatie van de ombuigingen.

In lijn met de organisatie ontwikkeling en het organisatiemodel ‘samen duidelijk doen’ is in 2025 ook de Visie op Control opgesteld. Als uitwerking van deze visie wordt in 2026 het team Control verder vormgegeven met taken en verantwoordelijkheden passend bij de ontwikkeling die de organisatie doormaakt naar een organisatie die procesgericht werkt en op doelen realiseert. Hiermee wordt de organisatie ondersteunt, geadviseerd en gemonitord bij de beheersing en sturing van de organisatie. 

De afgelopen jaren hebben wij gewerkt aan het verder op orde krijgen van de interne beheersing en bedrijfsvoering. Dit hebben we gedaan op basis van het Three Lines model. Dit model is ook een basis voor de organisatieontwikkeling.

Het Three Lines model staat voor de inrichting van de processen en de samenwerking op de verschillende niveaus in de organisatie en laat zien in hoeverre de organisatie in control is en de belangrijkste risico's beheerst. In 2026 willen we risicomanagement en de daarbij behorende monitoring- en sturingsinstrumenten en processen verder ontwikkelen en koppelen aan de integrale planning & controlcyclus. Hierdoor ontstaat er steeds meer inzicht in de beheersing en kwaliteit van de processen en kan er nog beter gestuurd worden op de processen, beheersen van risico’s en realiseren van doelstellingen.

In 2023 en 2024 hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld als onderdeel van de jaarstukken in betreffende jaren. In navolging van voorgaande jaren, hebben wij ook over deze jaren een goedkeurende Controleverklaring op de jaarstukken van onze accountant ontvangen. In 2025 is BDO Accountants als nieuwe accountant voor onze gemeente aangesteld. De interimcontrole 2025 en de jaarrekeningcontrole 2025 zullen de eerste activiteiten zijn van de nieuwe accountant voor onze gemeente.

Privacy en informatiebeveiliging

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe wij om moeten gaan met persoonsgegevens, zowel intern als extern. Daarnaast regelen de Wet politiegegevens (Wpg) en het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren (Bpg boa) de verwerking van persoonsgegevens door de politie en bijzondere opsporingsambtenaren (BOA's). Voor de Wpg is er een auditverplichting om de naleving van de wet te waarborgen. Deze wet- en regelgeving vereist voortdurende inspanningen van ons om aan de gestelde eisen te voldoen, met als doel zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. We zijn immers verantwoordelijk voor het beschermen van de privacy van onze inwoners en medewerkers.

De baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) geeft met een normenkader de richting van goede informatiebeveiliging aan. Elk jaar vinden audits op de BIO plaats. Aandacht gaat naar de aanbevelingen van de auditor, naast dat informatiebeveiliging continue aandacht vraagt. De kernbegrippen voor een goed informatiebeveiligingsbeleid zijn: beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid. In 2026 komt daar de wettelijke verplichting van Network and Information Systems Directive 2 (NIS2) en de implementatie van BIO versie 2 bij. Dit zal extra inspanning vragen van de organisatie.

De komende jaren zetten we in op bewustwording en weerbaarheid op het gebied van privacy en informatiebeveiliging binnen de organisatie. Daarnaast spelen onderwerpen als AI, algoritmen, cloud en digitale transformatie een steeds grotere rol binnen onze organisatie. Daar waar nodig zal het team dat over privacy en informatiebeveiliging (Team PIV) adviseert, hier ook bij worden betrokken. Dit is in lijn met het three-lines model, waarbij PIV vanuit de tweede lijn adviseert over privacy en informatiebeveiliging. PIV zal sturen op kennisborging binnen de eerste lijn. Privacy- en informatiebeveiligingsnormen worden geïmplementeerd binnen de processen. Hierdoor wordt de integrale aanpak binnen de organisatie geoptimaliseerd en ontstaat er meer inzicht in de beheersing van de kwaliteit en de risico’s, zodat hier gericht op gestuurd kan worden.

Klant centraal

Onze omgeving verwacht dat gemeenten betrouwbaar, begripvol en eenvoudig opereren. Een gemeente die communiceert in begrijpelijke taal en de menselijke maat niet vergeet.

Een klantgedreven dienstverlening wordt daarbij steeds belangrijker. Onder klant verstaan wij hier: inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het centraal stellen van systemen willen wij ook in onze bedrijfsvoering steeds meer gaan vervangen door het centraal stellen van onze (interne én externe) klanten. Hiervoor zullen we steeds vaker in gesprek gaan over onze dienstverlening en onze dienstverlening bekijken vanuit het perspectief van onze klanten zodat wij diezelfde dienstverlening verder kunnen verbeteren. Op het gebied van onze bedrijfsvoering hebben wij hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd:

Lokaal inkopen

Als gemeente kunnen we onze klant nog meer centraal stellen door in de nabije omgeving diensten, leveringen en werken in te kopen. Hiermee betrekken en steunen we lokale middenstand en lokale partijen. Dit doen we, binnen de regels van de aanbestedingswet, door bij aanbestedingen eerst te kijken of we deze zodanig kunnen inrichten en uitzetten dat de inkoopbehoefte (deels) lokaal kan worden ingekocht.

Het aandeel lokaal inkopen proberen we met verschillende activiteiten verder te vergroten. Interne bewustwording en gedragsverandering blijft hierbij een continu aandachtspunt. Daarnaast blijven we inkoopspreekuren voor lokale partijen organiseren en informeren we lokale partijen tijdig over de komende aanbestedingen.

Invorderingsbeleid en afhandeling bezwaren ‘op maat’

In formele processen en procedures passen we de informele werkwijze toe. We leggen zo veel mogelijk persoonlijk contact en indien mogelijk lossen we geschillen informeel op (bij bezwaarschriften, klachten of een aanmaning) en bieden maatwerk daar waar mogelijk. Zo dragen wij bij aan een responsieve overheid, met een mens- en oplossingsgerichte werkwijze.

Verdere informatie over het invorderingsbeleid is te vinden in de paragraaf financiering van deze programmabegroting (onderdeel debiteurenbeleid).

Werkomgeving en huisvesting

Huisvesting en werkomgeving moeten aansluiten bij de organisatorische ontwikkelingen en de actuele werktrends. Dit vraagt om een zorgvuldig beheer van gebouwen, inventaris en faciliteiten.

Het werkconcept en de ruimtelijke toegankelijkheid & veiligheid

Het gemeentehuis ontwikkelt zich steeds meer tot inspirerende ontmoetingsplek voor medewerkers. Hierbij worden de organisatorische ontwikkelingen in het kader van de doorontwikkeling meegenomen. Een goede en veilige werkomgeving bevordert een open werksfeer en goede samenwerking en past bij plaats- en tijdonafhankelijk werken en verdergaande digitalisering. Ook in het komende jaar blijven we daarom investeren in de werkomgeving en ook in toegangsbeveiliging en -controle. 

Huisvesting lange termijn

De definitieve huisvesting wordt in de lopende en komende collegeperiode nader onderzocht en uitgewerkt. Daarbij is het uitgangspunt een duurzame oplossing. Duurzaam in het ontwikkelen van CO₂-neutraal vastgoed en in het creëren van een toekomstbestendige huisvestingsoplossing. De besluitvorming hierover hangt nauw samen met de Toekomstvisie. In 2026 volgt een uitwerking van optionele percelen voor de definitieve huisvesting en de vaststelling van de definitieve locatie.

HRM

Door de krapte op de arbeidsmarkt en de vergrijzing blijft de vraag naar medewerkers hoog. Daarom is het belangrijk om te investeren in het aantrekken van de juiste mensen via employer branding en een goed werving- en selectieproces waarbij we gebruik maken van moderne en creatieve wervingsmethoden.

Het behouden van medewerkers is cruciaal voor gemeente Hoeksche Waard. We investeren in opleidingen, trainingen, interne doorstroming en HR-beleid gericht op vitaliteit, zodat medewerkers zich ondersteund voelen in hun ontwikkeling en inzetbaar blijven, zowel fysiek als mentaal.

Gemeente Hoeksche Waard stuurt op het terugdringen van externe inhuur naar een structureel realistisch niveau. Hierbij merken wij op dat uit de eind 2023 begin 2024 uitgevoerde benchmark door Berenschot is gebleken dat gemeente Hoeksche Waard qua formatie (9%) en loonkosten (7%) onder het gemiddelde van de vergeleken referentiegemeenten zit.
Het college heeft een maximale norm van 18% van de loonsom aan externe inhuur vastgesteld, die we in stappen van 2% per jaar moeten bereiken, met als doel de norm van 18% in 2026 te realiseren. In 2026 wordt geëvalueerd of dit een realistisch structureel niveau is.

Jaarlijks wordt dit kengetal in de begroting opgenomen. De raad wordt binnen de P&C-cyclus over deze doelstelling geïnformeerd. Afwijkingen door interne of externe ontwikkelingen worden onderbouwd.

Communicatie

Communicatie speelt bij alle gemeentelijke thema’s een rol, zeker waar beleid impact heeft op inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Team Communicatie verbindt mensen, beleid en samenleving en helpt beleid begrijpelijk te maken. Zo dragen we bij aan de ambities uit het collegeprogramma en versterken we betrokkenheid en vertrouwen.

We ontwikkelen ons verder als communicatieve organisatie. Daarbij is een goede interne communicatie de basis en voorwaarde om extern effectief en geloofwaardig te kunnen communiceren. Door onder andere strategisch advies, klantgericht schrijven en te werken met omgevingsbeelden sluiten we aan op wat er leeft en speelt in de Hoeksche Waard en daarbuiten.

Duurzaamheid

Duurzaamheid vormt een integraal onderdeel van ons beleid en onze bedrijfsvoering. Het is een belangrijk thema voor onze inwoners en ondernemers en voor ons als maatschappelijke organisatie. Komend jaar richten we ons met de interne processen, faciliteiten en middelen op het maximaal bijdragen aan klimaatbewust vastgoed, verdere uitbreiding van het elektrische wagenpark en beter afvalbeheer en recycling. Ook energiezuinige hardware, minimaliseren van servers en capaciteit (waaronder ook AI-gebruik) én minimaliseren van data door medewerkers zijn aandachtspunten voor het komende jaar.

Duurzame huisvesting

De gemeente streeft naar energieneutraal vastgoed uiterlijk in 2040, met een zo hoog mogelijk aandeel al in 2030. Het ambtelijk vastgoed moet hierin het voortouw nemen. Tegelijk dragen we bij aan nationale doelen: halvering van primair grondstoffengebruik in 2030 en een circulaire economie in 2050. Bij de keuze voor onze definitieve huisvesting zijn duurzaamheid, duurzame bedrijfsvoering en toekomstbestendigheid belangrijke aspecten. Aspecten die in de huidige huisvesting niet gerealiseerd kunnen worden zonder aanzienlijke (des)investeringen.