Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s volgens de geldende wetgeving.

In deze paragraaf geven we, aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's, aan hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Organisatie ontwikkeling

Gemeente Hoeksche Waard bestaat bijna 6 jaar. We hebben in deze periode veel ervaring opgedaan. Uit een grondige analyse van verschillende rapporten, adviezen en evaluaties blijkt dat onze organisatie toe is aan een volgende stap in haar professionalisering. Om de noodzakelijke verbeteringen door te voeren is het organisatiemodel ‘Samen duidelijk doen’ opgesteld. Met dit organisatiemodel wordt een volwassen, robuuste en wendbare organisatie tot stand gebracht. Een organisatie die voortdurend in staat is flexibel in te spelen op de toekomst, die maatschappelijke opgaven en bestuurlijke doelen centraal stelt en met zelfvertrouwen de basis goed doet. De essentie van het organisatiemodel is dat we de sturings- en verantwoordingslijnen verduidelijken, dat we kwaliteit en afstemming van de ambtelijke adviezen verbeteren en dat we op alle niveaus beter verantwoording afleggen over ons werk. We gaan samen duidelijk doen.

Voor de realisatie van het organisatiemodel is een inwerkprogramma opgesteld. Dit programma stelt de hele organisatie in staat om voorbereid te zijn op de manier van werken die met het invoeren van het model wordt verwacht. We ontwikkelen door op 5 sporen, namelijk: organisatieprincipes (1), optimalisatie processen (2), doorontwikkeling ondersteuning bestuur, bedrijfsvoering, Sociaal Domein en Fysiek Domein (3), optimalisatie systemen (4) en kennis & vaardigheden (5).

Innovatie/Vernieuwing

Nieuwe wetgeving

Er komt veel nieuwe of aangepast wetgeving op ons af. De wetgeving wordt aangepast op de kansen en bedreigingen van de technologische ontwikkelingen. Zo zijn er komende jaren wijzigingen en vernieuwingen onder andere op gebied van veiligheid van (persoon)informatie, digitaal zaken kunnen doen en digitale dienstverlening, het kunnen hergebruiken van data, transparantie in processen, data en informatie. In onze projecten nemen we de volgende nieuwe en aangepaste wet- en regelgeving mee:

• Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)
• Wet digitale overheid (Wdo)
• Wet hergebruik overheidsinformatie (Who)
• Wet implementatie open datarichtlijn (Wiodr)
• Wet op de Artificiële Intelligentie (AI act)
• Vernieuwing Archiefwet (Archiefwet 2.0)
• Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO 2.0)
• Network and Information Security directive (NIS2)
• Algoritme register
• Single Digital Gateway (SDG)
• Electronic Identification and Trust Services (eIDAS 2.0)
• Proactieve dienstverlening

Digitale transitie, datagedreven werken

Dankzij technologische ontwikkelingen, veranderende behoeften en nieuwe uitdagingen verandert de wereld van informatievoorziening voortdurend. We zijn constant met elkaar in verbinding en regelen onze dagelijkse zaken vanaf bijvoorbeeld onze smartphone. Deze verandering heet de “digitale transitie”. 

Datagedreven werken is essentieel om inzicht te krijgen. Op basis van data vindt sturing, monitoring, verantwoording en advisering plaats. Ook de komende jaren blijven we datagedreven werken inzetten om de kwaliteit en efficiëntie van onze bedrijfsvoering en dienstverlening te verhogen en opgaven te realiseren. Door data analyse krijgen we inzicht waardoor we beter kunnen sturen en verantwoorden. 

Digitale volwassenheid

Digitalisering raakt de gehele organisatie. Het gebruik van kwalitatieve data, veiligheid/privacy, juist opslaan van informatie en optimaal gebruik van onze systemen is belangrijk voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Digitale vaardigheden inclusief digitale veiligheid, datageletterdheid en transparantiebewustzijn, zijn daarmee een cruciale kwaliteit. 

(Door)ontwikkeling Planning & Control / financien

De P&C-cyclus stelt de raad in staat om bij te sturen op het gebied van de geformuleerde beleidsdoelstellingen en op het gebied van de financiën. De kaders zijn hierbij opgenomen in de Nota Planning & Control.

De afgelopen jaren hebben wij stappen gezet om de planning & control rapportages meer op hoofdlijnen op te stellen die aansluit op een gemeente van 90.000 inwoners en een begrotingsomvang van ruim €200 miljoen. Dit is een groeiproces waaraan we ook de komende jaren een verder vervolg aan zullen geven.

In lijn met de organisatieontwikkeling én het organisatiemodel "samen duidelijk doen" wordt ook de financiële sturing en beheersing verder verstevigd. De ingebruikname van een nieuw financieel pakket per 1 januari 2025, voortvloeiend uit een Europese aanbestedingstraject in 2023/2024 en een intensief implementatietraject in 2024, moet dit proces gaan faciliteren. Onder andere door de ontwikkeling van nieuwe voortgangsrapportages voor diverse doelgroepen en een brede uitrol van een verplichtingenadministratie. Bij de ingebruikname van het nieuwe financieel pakket zijn wij er ons van bewust dat dit intern een grote verandering betreft. Hierbij zorgen we ervoor dat onze "externe klanten" zo min mogelijk hinder van deze ontwikkeling ondervinden, bijvoorbeeld bij de betaling van facturen van onze leveranciers. Een kleine, tijdelijke teruggang van onze dienstverlening op dit vlak, is echter niet geheel uit te sluiten.

In 2025 zullen wij daarnaast de Nota waardering en afschrijving activa, zoals bij de start van gemeente Hoeksche Waard door de raad is vastgesteld, actualiseren en ter vaststelling voorleggen.

Volgens actuele berichtgeving is het Rijk vanaf 2026 nog steeds voornemens om een forse korting door te voeren op het gemeentefonds. Dit is het zogenoemde "ravijnjaar" voor gemeenten. Hierdoor liggen er de komende jaren ook voor onze gemeente uitdagingen om onze begroting weer structureel in evenwicht te brengen. Bij de besluitvorming rondom de Perspectiefnota 2025 heeft de raad een aantal denklijnen vastgesteld, die door het college verder worden uitgewerkt in concrete ombuigingsvoorstellen. De financiële vertaling hiervan vindt vervolgens plaats in de Perspectiefnota 2026 en de Programmabegroting 2026.

De afgelopen jaren hebben wij gewerkt aan het verder op orde krijgen van de interne beheersing en bedrijfsvoering. Dit hebben we gedaan op basis van het Three Lines model. Dit model blijft dan ook een deel van de basis voor de organisatieontwikkeling conform het organisatiemodel ‘samen duidelijk doen’.

Het Three Lines model staat voor de inrichting van de processen en de samenwerking op de verschillende niveaus in de organisatie en laat zien in hoeverre de organisatie in control is en de belangrijkste risico's beheerst. Ook de integrale aanpak van de diverse beheersingsinstrumenten en de koppeling aan de planning & controlcyclus wordt hierin meegenomen. Hierdoor ontstaat er steeds meer inzicht in de beheersing en kwaliteit van de processen en kan er gestuurd worden op de processen en het beheersen van risico's. Hiermee past het in de huidige ontwikkeling naar een organisatie die procesgericht werkt en de doelstellingen realiseert en waarin risicomanagement een rol speelt.

Voor de 1e lijn, het leveren van producten en diensten, en ook de 2e lijn, het leveren van ondersteuning, expertise en monitoring, wordt gewerkt aan rollen, verantwoordelijkheden en kwaliteit. Het doel is om ook de 3e lijn, namelijk de verbijzonderde interne controle (VIC), niet meer alleen te zien in het licht van achteraf komen kijken wat er fout is gegaan en nog gerepareerd moet worden, maar een VIC gericht op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en organisatie.

Interne beheersing zorgt er ook voor dat de organisatie het college het comfort kan bieden om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. In 2024 is over de Jaarrekening 2023 deze rechtmatigheidsverantwoording voor de eerste keer door het college afgegeven. Naast het college heeft de raad ook een belangrijke rol volgens de Wet rechtmatigheidsverantwoording. De auditcommissie als vertegenwoordiging van de raad wordt meegenomen in deze ontwikkeling.

Privacy en informatiebeveiliging

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe wij om moeten gaan met persoonsgegevens, zowel intern als extern. Het vraagt van ons een voortdurende inspanning om aan de gestelde eisen te blijven voldoen met als doel zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. We zijn immers verantwoordelijk voor het beschermen van de privacy van onze inwoners.

De baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) geeft met een normenkader de richting van goede informatiebeveiliging aan. Elk jaar vinden audits op de BIO en general IT-audit plaats. Aandacht gaat naar de aanbevelingen van de auditor, naast dat informatiebeveiliging continue aandacht vraagt. De kernbegrippen voor een goed informatiebeveiligingsbeleid zijn: beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid. In 2025 komt daar de wettelijke verplichting van Network and Information Systems Directive 2 (NIS2) en de implementatie van BIO versie 2 bij.

De komende jaren zetten we in op bewustwording en weerbaarheid op het gebied van privacy en informatiebeveiliging binnen de organisatie. Daarnaast krijgen onderwerpen als AI, algoritmen, cloud, cybersecurity en digitale transformatie steeds meer aandacht binnen onze organisatie. In het kader van de Three Lines wordt er ingezet op kennisborging binnen de eerste lijn. Privacy- en informatiebeveiligingsnormen worden geïmplementeerd binnen de processen. Hierdoor wordt de integrale aanpak binnen de organisatie geoptimaliseerd en ontstaat er meer inzicht in de beheersing van de kwaliteit en de risico’s, zodat hier gericht op gestuurd kan worden.

Optimaliseren inkooporganisatie

In 2021 is gestart met het uit laten voeren van een onderzoek naar de optimale inkooporganisatie. Deze optimalisatie moet ervoor zorgen dat onrechtmatigheden in de inkoopfunctie tot een minimum worden beperkt. Het doel is daarnaast om beter te sturen op de gemeentelijke doelen zoals duurzaam, circulair en lokaal inkopen.

In de eerste fase van het inkoop professionaliseringsproces (2022-2023) lag de prioriteit bij het verkrijgen van inzicht en overzicht. Deze fase is met de optimalisatie van de inkoopprocessen afgerond. In 2024 is gestart met de inrichting van de toekomstbestendige functie. Dit betreft onder andere de verdeling van rollen en functies tussen teams en onze partner voor inkoop Karel (voorheen het Inkoopbureau), de optimalisatie van het bestellen-tot-betalen proces en het verstevigen van strategisch leveranciersmanagement.

De optimalisatie van de inkooporganisatie zal in 2025 met de volgende activiteiten worden afgerond. Het bestellen-tot-betalen proces zal worden geïmplementeerd. De gemeente heeft eigen categorieinkopers geworven, die verder worden opgeleid en ingewerkt. En tot slot, zal gestart worden met de stapsgewijze implementatie van contractmanagement.

Klant centraal

Onze omgeving verwacht dat gemeenten betrouwbaar, begripvol en eenvoudig opereren. Een gemeente die communiceert in begrijpelijke taal en de menselijke maat niet vergeet.

Een klantgedreven dienstverlening wordt daarbij steeds belangrijker. Onder klant verstaan wij hier: inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het centraal stellen van systemen willen wij ook in onze bedrijfsvoering steeds meer gaan vervangen door het centraal stellen van onze (interne én externe) klanten. Hiervoor zullen we steeds vaker in gesprek gaan over onze dienstverlening en onze dienstverlening bekijken vanuit het perspectief van onze klanten zodat wij diezelfde dienstverlening verder kunnen verbeteren. Op het gebied van onze bedrijfsvoering hebben wij hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd:

Lokaal inkopen

Als gemeente kunnen we onze klant nog meer centraal stellen door in de nabije omgeving diensten, leveringen en werken in te kopen. Hiermee betrekken en steunen we lokale middenstand en lokale partijen. Dit doen we, binnen de regels van de aanbestedingswet, door bij aanbestedingen eerst te kijken of we deze zodanig kunnen inrichten en uitzetten dat de inkoopbehoefte (deels) lokaal kan worden ingekocht.

Het aandeel lokaal inkopen proberen we met verschillende activiteiten verder te vergroten. Interne bewustwording en gedragsverandering blijft hierbij een continu aandachtspunt. Daarnaast blijven we kennissessies voor lokale partijen organiseren en informeren we lokale partijen tijdig over de komende aanbestedingen.

Invorderingsbeleid en afhandeling bezwaren ‘op maat’

In formele processen en procedures passen we de informele werkwijze toe. We leggen zo veel mogelijk persoonlijk contact en indien mogelijk lossen we geschillen informeel op (bij bezwaarschriften, klachten of een aanmaning) en bieden maatwerk daar waar mogelijk. Verdere informatie over het invorderingsbeleid is te vinden in de paragraaf financiering van deze programmabegroting (onderdeel debiteurenbeleid).

Werkomgeving en huisvesting

Huisvesting en werkomgeving moet aansluiten bij de ontwikkeling van de organisatie en haar medewerkers. Maar ook op de huidige werktrends en ontwikkelingen zoals het thuiswerken, online en hybride werken. Dit vraagt om een adequaat beheer van gebouwen, inventaris en de bijbehorende diensten en faciliteiten.

Het werkconcept en de ruimtelijke toegankelijkheid & veiligheid
De versnelde ontwikkeling naar plaats- en tijdonafhankelijk werken zal verder tegen het licht van de bestaande huisvesting gehouden worden. De rol van het gemeentehuis als een inspirerende werkplek om te ontmoeten en samen te werken en de vergaande digitalisering van de dienstverlening en het werkplekconcept blijken onlosmakelijk met elkaar verbonden. Diverse verbeterpunten op gebied van algehele toegangsveiligheid en -controle heeft ook komend jaar onze aandacht. Dit geldt ook voor de fysieke toegankelijkheid van onze gebouwen.

Huisvesting lange termijn
Definitieve huisvesting voor de ambtelijke organisatie wordt deze collegeperiode nader onderzocht en uitgewerkt. De gestelde duurzaamheidsdoelstelling uit het huidige collegeprogramma om in 2030 al het gemeentelijk vastgoed verduurzaamd te hebben (CO² neutraal) is van grote invloed op de definitieve lange termijn huisvestingsplannen. Het is van belang een duurzame oplossing te creëren voor de huisvesting voor gemeente Hoeksche Waard, waarbij het begrip ‘duurzaam’ tweeledig is. Duurzaam vanuit het oogpunt van creëren van CO² neutraal vastgoed en duurzaam vanuit het oogpunt toekomstbestendige, lange termijn huisvesting. In 2025 zal de realisatie van nieuwe huisvesting, een nieuw 'Huis van de Hoeksche Waard', uitgewerkt worden. Uitgangspunt hierbij is het besluit voor definitieve huisvesting wat op basis van een scenario onderzoek uiterlijk in het eerste kwartaal van 2025 door de raad genomen wordt.

HRM

Door de krapte op de arbeidsmarkt en de vergrijzing blijft de vraag naar medewerkers, vooral voor specialistische, strategische en technische functies, hoog. Daarom is het belangrijk om te investeren in het aantrekken van de juiste mensen via employer branding en een goed werving- en selectieproces waarbij we gebruik maken van moderne en creatieve wervingsmethoden.

Het behouden van medewerkers is cruciaal voor gemeente Hoeksche Waard. We investeren in opleidingen, trainingen, interne doorstroming en HR-beleid gericht op vitaliteit, zodat medewerkers zich ondersteund voelen in hun ontwikkeling en inzetbaar blijven, zowel fysiek als mentaal.

Gemeente Hoeksche Waard stuurt op het terugdringen van externe inhuur naar een structureel realistisch niveau. Het streven dat door het college is vastgesteld is een maximale norm van 18% van de loonsom aan externe inhuur die we in stappen van 2% per jaar moeten bereiken, met als doel de norm van 18% in 2026 te realiseren. Vervolgens wordt in 2026 geëvalueerd of dit een realistisch structureel niveau is.

Jaarlijks wordt dit kengetal in de begroting opgenomen. De raad wordt binnen de P&C-cyclus over deze doelstelling geïnformeerd. Afwijkingen door interne of externe ontwikkelingen worden onderbouwd.

Om de uitganspunten in het organisatiemodel te realiseren is een structurele versterking van de organisatie nodig in 2025. Door de veranderingen in 2025 door te voeren is het realistisch om te verwachten dat door efficiency een taakstelling op de organisatie van € 0,3 mln. in 2026 oplopend tot € 0,9 mln. vanaf 2028 realistisch is. De invulling van deze personele taakstelling wordt in 2025 nader uitgewerkt.

Communicatie

Communicatie speelt bij alle gemeentelijke thema’s een rol, zowel extern als intern. Communicatie wordt belangrijker naarmate er sprake is van meer impact van gemeentelijk beleid of overige ontwikkelingen op inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Hierop leggen we de focus.

Alle medewerkers van gemeente Hoeksche Waard hebben een communicatieve verantwoordelijkheid en het is goed dat zij zich daarvan bewust zijn. Komend jaar ontwikkelt de gemeente zich verder als communicatieve organisatie. Er wordt ingezet op klantgericht schrijven en het werken met omgevingsbeeld om te weten wat er speelt in de Hoeksche Waard en daarop passend in te spelen.

Duurzaamheid

Duurzaamheid is een niet meer weg te denken thema voor onze inwoners, voor onze ondernemers en niet in het minst ook voor ons als maatschappelijke organisatie. Duurzaamheid beslaat meer dan alleen zorg voor milieu, het omvat een drietal gecombineerde thema’s.

ESG-thema’s
Vanuit de gemeente zetten we al geruime tijd in op meerdere deelgebieden rondom duurzaamheid, namelijk op zaken als duurzame producten en diensten, duurzame en lokale inkoop, optimaliseren van sociale aspecten en HR-beleid en op goede duurzame bedrijfsvoering. Samengevat zetten we al langere tijd in op de zogenaamde drie ESG-thema’s: Environmental  (milieu & klimaat), Social (sociale aspecten) en Governance (goede bedrijfsvoering).

Met betrekking tot deze drie thema’s betekent dit voor onze interne organisatie in 2025 concreet aandacht voor zaken als het creëren van een klimaatbewust gemeentehuis en uitbreiden van het elektrisch wagenpark, verbeteren van het afvalbeheer door het verminderen van restafval en een stevigere focus op recycling, het verdiepen van MVO bij inkooptrajecten door maximale invulling van milieu- en sociale aspecten, waaronder Social Return (zie ook kopje ‘Optimaliseren Inkooporganisatie’). Maar ook het continueren van diversiteit en inclusiviteit binnen het eigen personeelsbeleid (zie ook kopje ‘Organisatieontwikkeling’) en de beveiliging van onze eigen IT-infrastructuur zoals beheer van de digitale omgeving om het risico op cyberaanvallen te verminderen (zie ook kopjes onder ‘Innovatie/Vernieuwing’). In onze organisatie wordt afzonderlijk al veel gedaan op al deze onderdelen, maar het verstevigen en het samenbrengen van deze ESG-factoren wordt de komende jaren steeds belangrijker. Deze overwegend niet-financiële aspecten hebben naast maatschappelijke impact vaak ook een aantoonbare financiële impact. Daarom is dit een niet te missen onderwerp voor ons als lokale politiek.

Duurzame huisvesting
Gemeente Hoeksche Waard ambieert energieneutraliteit in uiterlijk 2040. Per 2030 streeft de gemeente zelfs al naar een zo hoog mogelijk energieneutraal gemeentelijk vastgoed. Voor de hand ligt dat het vastgoed waarin het ambtelijk apparaat en het bestuur zijn gehuisvest daarvan niet het laatste maar eerste voorbeeld vormt.

Daarnaast spelen over gemeentelijk vastgoed ook de nationale doelstellingen voor een volledig circulaire economie in 2050. Onderdeel daarvan is tenminste een halvering van primair grondstoffenverbruik in 2030. Gebruik van materialen, ook voor gemeentelijke huisvesting, dienen in dat verband opnieuw winbaar te zijn, en bovendien geen negatieve effecten te hebben op milieu en gezondheid.

In het onderzoek naar de keuze voor definitieve ambtelijke huisvesting zijn duurzaamheid en duurzame bedrijfsvoering belangrijke aspecten. Het (her)gebruik van producten en materialen, het optimaal inzetten van kantoorruimte of het stimuleren van andere (meer digitale) werkwijzen vormen hierin zeker een belangrijk onderdeel.