Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s, volgens de geldende wetgeving.

In deze paragraaf wordt aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's aangegeven hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Innovatie/Vernieuwing

Informatiesamenleving (digitale transitie)

Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. Er wordt niet alleen verwacht dat we het “beter doen dan gister”, maar juist dat we innovatief en creatief inspelen op wat we morgen nodig hebben. Een goede informatievoorziening zorgt ervoor dat wij als gemeente de dienstverlening aan inwoners en ondernemers optimaal kunnen faciliteren. Een goede informatiearchitectuur maakt daarnaast informatie vindbaar (als een bezoeker weet wat hij zoekt), zichtbaar (wanneer de bezoeker niet weet waar hij naar op zoek is) en flexibel (makkelijk uitbreiden van de structuur met nieuwe onderdelen).

Digitale volwassenheid

IT heeft zich razendsnel ontwikkeld en een enorme impuls gegeven aan de digitalisering van onze samenleving. Ook bij de gemeente is digitalisering een steeds grotere rol gaan spelen. De processen zijn met behulp van ditalisering efficiënter gemaakt. Het denken over en toepassen van IT is echter nog (te) beperkt gebleven tot bedrijfsvoering en de digitalisering van eigen processen. De digitalisering is de samenleving ingetrokken en ook daar ligt een rol voor onze gemeente. Die rol wordt in toenemende mate onderwerp van gesprek. De inwoners en bezoekers van de gemeente verwachten steeds meer digitaal comfort. En omdat de effecten van marktwerking (in termen van betaalbaarheid en toegankelijkheid) niet altijd in het belang zijn van bedrijven en inwoners, maar ook omdat er soms duidelijke gemeentelijke belangen mee zijn gemoeid, ligt hier een belangrijke rol voor de gemeentelijke overheid. Een rol die vraagt om een actieve(re) betrokkenheid. Denk daarbij aan het stimuleren van innovatie, privacybescherming in de openbare ruimte, de rol van 5G én de digitale inclusie van inwoners. Daarmee is digitalisering niet langer het exclusieve domein van IT, maar van de gehele organisatie. Om de digitale volwassenheid te meten doen we als gemeente vanaf 2021 mee aan de jaarlijkse ICT-benchmark. Naast de cijfermatige exercitie wordt ook de digitale volwassenheid gemeten. Dit geeft een goed beeld waar we als gemeente de komende jaren in willen investeren.

Datagedreven werken & AI

Door de enorm toegenomen hoeveelheid aan data en nieuwe technologie zijn er steeds meer mogelijkheden om met datagedreven werken de analyses, monitoring en sturing sterk te verbeteren. Datagedreven werken is daarmee een nieuw waardevol instrument dat kan worden ingezet bij het realiseren van de opgaven van de gemeente en het verkrijgen van betere stuurinformatie. Een belangrijke versneller in dit veld is Artificial Intelligence (AI). Hiermee zijn slimmere en nieuwe analyses te maken. Uiteindelijk kan dit enkel van waarde zijn als de gemeente actief en consistent gebruik maakt van data om beslissingen te nemen. Dit vereist het zorgvuldig, veilig en binnen de wettelijke kaders verzamelen, beheren en verwerken van data. Maar bovenal bewustzijn van de toegevoegde waarde van data. Met een jaarlijkse datadag die wij in regionaal verband organiseren verruimen we de blik wat met data kan en hoe we data voor de maatschappelijke opgaves in kunnen zetten in samenwerking met onze omgeving.

Nieuwe wetgeving

Wet Open Overheid (WOO)

De Wet open overheid (Woo) is op 26 januari 2021 door de Tweede Kamer aangenomen. De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. Met dit doel, kan het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling, beter worden gediend. De Woo kent daarom de verplichting voor overheden om bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. Om actieve openbaarmaking structureel en duurzaam te kunnen organiseren is het tevens van belang dat de informatiehuishouding van overheden op orde is. De Woo bevat een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en schrijft maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken.

Wet digitale overheid (Wdo)

Omdat de digitalisering heel snel toeneemt, inclusief digitale transacties, moet de overheid ook op dit terrein meebewegen. Het wetsvoorstel Wet digitale overheid (Wdo) legt de basis voor de digitalisering van de overheid. De eerste tranche (deel) van Wdo gaat over veilig inloggen op dienstverlening bij (semi-) overheidsinstanties. De Wet digitale overheid regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de (semi-)overheid. Daarmee wordt bedoeld dat burgers elektronische identificatiemiddelen (eID) krijgen met een hogere mate van betrouwbaarheid dan het huidige DigiD. Deze identificatiemiddelen geven publieke dienstverleners meer zekerheid over iemands identiteit. Na inwerkingtreding van de wet:

moeten de genoemde (semi)overheidsinstanties hun digitale diensten indelen naar betrouwbaarheidsniveau;
hebben zij een acceptatieplicht voor toegelaten inlogmiddelen;
moeten zij hun informatiebeveiliging op orde hebben;
moeten zij meebetalen voor het gebruik van inlogmiddelen door burgers.

De Wdo treedt gefaseerd in werking. De daadwerkelijke datum van de inwerkingtreding is afhankelijk van wanneer de Kamer het wetsvoorstel met de wijziging bespreekt, invoering naar verwachting 2023.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)

Op 1 januari 2023 zal de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking treden. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Daarnaast verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft; de Awb geeft burgers en bedrijven de keuze tussen de papieren of de digitale weg.

Privacy en informatiebeveiliging

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe wij om moeten gaan met persoonsgegevens, zowel intern als extern. Het vraagt van ons een voortdurende inspanning om aan de gestelde eisen te blijven voldoen, met als doel zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Bovendien heeft onlangs een Rekenkameronderzoek informatiebeveiliging en privacy plaatsgevonden. De aanbevelingen daaruit nemen wij de komende jaren mee.

(Door)ontwikkeling Planning & Control

De P&C-cyclus stelt de raad in staat om (bij)te sturen, zowel op het gebied van de geformuleerde beleidsdoelstellingen als op het gebied van de (bijbehorende) financiën.

Onze doelstelling is om de informatie in onze P&C-rapportages steeds beter af te stemmen op de wensen en behoeften van de gebruiker, rekening houdend met ieders rol in het proces. Wij denken hierbij aan heldere en duidelijk geformuleerde doelstellingen (proces reeds ingezet bij begroting 2021) en hieraan (indien mogelijk) gekoppelde normen, compacte P&C-rapportages (beperken omvangrijke documenten) waarbij de financiën meer op hoofdlijnen en in 'begrijpelijke taal' worden gepresenteerd zodat het bijdraagt aan een goed besluitvormingsproces. De afgelopen jaren hebben wij hierin al de nodige stappen gezet en zullen hier ook in 2023 verder op inzetten.

Wij zetten verder in op een integrale aanpak van de diverse beheersingsinstrumenten en de koppeling aan de bestaande P&C-cyclus. Zo wordt ook de ontwikkeling van privacy en informatiebeveiligingsbeleid (PIV) met o.a. verantwoording middels Ensia (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) meegenomen. Hierdoor ontstaat meer inzicht in kwaliteit en beheersing van de processen, de te beheersen risico’s en structuur in de externe en de interne verantwoording en daarmee aan de verantwoording aan de raad.

Basis voor de interne beheersing vormt de Three Lines (of defence). Dit model of deze methode staat voor de inrichting van de processen en de samenwerking op de verschillende niveaus in de organisatie en laat zien in hoeverre de organisatie in control is en de belangrijkste risico's beheerst. Hiermee past het in de ontwikkeling die de organisatie doormaakt van een activiteit en taakgerichte organisatie naar een organisatie die procesgericht werkt en de doelstellingen realiseert. Risicomanagement speelt een grote rol in dit ‘control’ denken. In 2021 zijn wij gestart met de implementatie van Three Lines met de financiële processen. De komende jaren gaan wij mede op basis van ervaring de methode verder uitrollen in de organisatie. Three Lines vormt ook de basis voor de invoering van de Wet rechtmatigheidsverantwoording. De wet is opnieuw uitgesteld en het college zal in de Jaarrekening 2023 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording afleggen.

Optimaliseren inkooporganisatie

Het verder optimaliseren van de inrichting van de inkooporganisatie moet ervoor zorgen dat in de toekomst onrechtmatigheden bij de inkoop tot een minimum beperkt worden. Er zullen binnen de systemen meer checks geïntegreerd worden. Om de bewustwording en kennis over inkoop bij de collega's te vergroten wordt actie ondernomen. Daarnaast zal verdere monitoring, onder andere door spendanalyse, voor doelmatiger inkopen gaan zorgen. Hierdoor kan ook beter gestuurd gaan worden op gemeentelijke doelen zoals duurzaam, circulair en lokaal inkopen.

Klant centraal

Onze omgeving verwacht dat gemeenten betrouwbaar, begripvol en eenvoudig opereren. Een gemeente die communiceert in begrijpelijke taal en de menselijke maat niet vergeet.

Een ‘klantgedreven dienstverlening’ wordt daarbij steeds belangrijker. Onder klant verstaan wij hier: burgers, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het centraal stellen van ‘systemen’ willen wij ook in onze bedrijfsvoering steeds meer gaan vervangen door het centraal stellen van onze (interne én externe) klanten. Hiervoor zullen we steeds vaker ‘in gesprek’ gaan over onze dienstverlening en onze dienstverlening bekijken vanuit het perspectief van onze klanten zodat wij diezelfde dienstverlening verder kunnen verbeteren. Op het gebied van onze bedrijfsvoering hebben wij hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd:

Lokaal inkopen

Als gemeente kunnen we onze klant ook nog meer centraal stellen door in de nabije omgeving te kijken naar mogelijkheden om dienstverlening en producten in de kopen. Hiermee betrekken en steunen we lokale middenstand en lokale partijen. Dit doen we, binnen de regels van de aanbestedingswet, door bij aanbestedingen eerst te kijken of we deze zodanig kunnen inrichten en uitzetten dat de uitvraag of delen van de uitvraag lokaal ingekocht kan worden. Dit doen we dan met inachtneming van recht- en doelmatigheid , duurzaamheid en circulariteit, dus altijd conform wet- en regelgeving.

Invorderingsbeleid en afhandeling bezwaren ‘op maat’

Ook in 2023 werken wij verder aan de ontwikkeling van de zogeheten ‘informele werkwijze’ in formele processen en procedures. Dat betekent dat met inwoners zoveel mogelijk wordt getracht om informeel het geschil (bij bezwaarschriften, klachten of een aanmaning op hun factuur) op te lossen, met een voor beide partijen aanvaardbare oplossing.

In het kader van een gezonde financiële huishouding monitoren wij periodiek onze openstaande vorderingen. Mede ingegeven door enkele landelijke voorbeelden (o.a. toeslagenproblematiek) willen wij de afstand tot onze inwoners en bedrijven (verder) verkleinen door, daar waar mogelijk, maatwerkoplossingen aan te bieden indien blijkt dat bij partijen gegronde redenen zijn dat vorderingen niet of niet tijdig kunnen worden voldaan. Hiervoor proberen wij het persoonlijk contact met de klant steeds vaker op te zoeken. Deze benadering sluit ook aan bij onze doelstelling om als gemeente 100% dienstverlenend te zijn naar onze klanten.

Werkomgeving

Het werkconcept

De door Covid versnelde ontwikkeling naar plaats- en tijdonafhankelijk werken wordt momenteel voor onze organisatie verder uitgewerkt en tegen het licht van de bestaande huisvesting gehouden. Als onderdeel van het project ’herijking werkconcept’ is onder alle medewerkers een enquête over de toekomst van de werkplek uitgezet waarvan de eerste bevindingen inmiddels zijn gedeeld met de organisatie. Hieruit is onder andere als wens naar voren gekomen om meer te kunnen samenwerken op één locatie. Passend hierbij is het werkconcept ‘activiteitgericht werken’ waarbij de medewerkers niet langer een vaste werkplek hebben, maar kiezen voor een werkplek die aansluit bij de werkzaamheden die zij op dat moment moeten doen.

Ruimtelijke toegankelijkheid

Afgelopen jaar zijn de ambtelijke locaties getest op veiligheid op gebied van toegankelijkheid, waarna diverse verbeterpunten gevonden zijn op gebied van algehele toegangsveiligheid & -controle, waaronder ook de fysieke toegankelijkheid van onze gebouwen. Om de risico’s rondom deze fysieke toegankelijkheid in kaart te brengen, wordt momenteel een onderzoek uitgevoerd naar mogelijke maatregelen om deze risico’s te verkleinen. Hierdoor zal inzichtelijk worden welke veiligheidsmaatregelen m.b.t. toegankelijkheid van onze gebouwen doorgevoerd moeten worden. Het onderzoek richt zich op zowel het gedrag van medewerkers als op mogelijke ruimtelijke ingrepen.

Huisvesting

De huidige ambtelijke huisvesting, te weten: het gemeentehuis in Oud Beijerland (als dienstverleningshart) en het gemeentehuis in Maasdam (als ambtelijke hart), is tijdens de fusie aangemerkt als tijdelijke huisvesting. Dit had ten doel om na opstartfase van de nieuwe organisatie een goed beeld te kunnen formeren van de gewenste huisvesting. In 2019 is aan het gemeentehuis van Maasdam tevens een aanbouw gerealiseerd die een tijdelijke vergunning heeft.

Het feit dat de huidige huisvesting dus al geruime tijd als tijdelijk gezien wordt, alsmede de bovengenoemde verandering van het werkconcept en de mogelijke bouwkundige aanpassingen rondom de toegangsveiligheid, zijn belangrijke argumenten om de komende periode een gedegen onderzoek uit te gaan voeren naar de gewenste toekomstige ambtelijke huisvesting. Dit draagt niet alleen bij aan een eigentijdse werkomgeving, maar ook aan het efficiënt en effectief inzetten van de beschikbare financiële middelen van de gemeente. Het gemeentehuis van de toekomst dient zowel een inspirerende werkplek voor de medewerker te zijn als een open en toegankelijke dienstverlenings- en ontmoetingsplaats voor de inwoners.

Organisatieontwikkeling

De organisatie heeft zich na de start in 2019 steeds verder ontwikkeld. Er is hard gewerkt om stappen te zetten naar een organisatie die past bij de omvang van onze gemeente en daarbij is veel bereikt. Toch is het goed om na 3,5 jaar onderdelen van cultuur, structuur, werkomgeving, werkwijzen en personeelsbeleid tegen het licht te houden, in zowel kwalitatieve als kwantitatieve zin. Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, toegenomen digitalisering en Covid spelen hierbij een belangrijke rol. In 2023 wordt dan ook gekeken op welke onderdelen aanpassingen nodig en gewenst zijn. Uitkomsten van strategische personeelsplanning worden hierbij betrokken en dat geldt ook voor uitkomsten van het onderzoek naar cultuur, waar de burgemeester in 2022 opdracht voor heeft gegeven, en de samenwerking binnen en tussen de ambtelijke en politiek-bestuurlijke organisatie.

Communicatie

Communicatie speelt bij alle gemeentelijke thema’s een rol, zowel extern als intern. Bij sommige thema's is die rol groot, bijvoorbeeld bij de opgave duurzaamheid, bij andere beperkter. Communicatie wordt belangrijker naarmate sprake is van meer participatie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In deze collegeperiode zetten we, zoals verwoord in het Hoofdlijnenakkoord, meer in op betrokkenheid van de samenleving en dus ook op participatie en communicatie.

Communicatie is sowieso een belangrijk onderdeel van onze werkwijze. De gemeentelijke organisatie werkt volgens het principe 100% dienstverlenend en heeft een externe focus. Alle medewerkers van gemeente Hoeksche Waard hebben een communicatieve verantwoordelijkheid en het is goed dat zij zich daarvan bewust zijn. Komend jaar gaat de gemeente zich verder ontwikkelen als communicatieve organisatie.

Duurzaamheid

Als het gaat om het thema duurzaamheid, dan vraagt dit iets van elke inwoner, iedere ondernemer en van de maatschappelijke organisatie. Maar ook van alle afzonderlijke teams van de gemeente. Om de positieve aanpak en plannen rondom duurzaamheid te bewerkstelligen, zet de gemeente in op meerdere deelgebieden, zoals doeltreffende communicatie en participatie, duurzame inkoop en lokaal produceren.

Naast uiteenlopende extern georiënteerde projecten op gebied van duurzaamheid, leveren ook de meer intern gerichte bedrijfsvoeringsteams diverse inspanningen op het gebied van duurzame en circulaire bedrijfsvoering. Zo wordt momenteel het kantoorgedeelte van de sociale werkplaats (onderdeel van de ambtelijke huisvesting), duurzaam en circulair verbouwd, waarbij overwegend gekozen is voor lokale installateurs en aannemers. Duurzaamheid en lokaal inkopen wordt bij alle aanbestedingen en inkooptrajecten standaard bij de uitvraag meegenomen.