Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s volgens de geldende wetgeving.

In deze paragraaf geven we, aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's, aan hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Innovatie/Vernieuwing

Informatiesamenleving (digitale transitie)

Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. Er wordt niet alleen verwacht dat we het “beter doen dan gister”, maar juist dat we innovatief en creatief inspelen op wat we morgen nodig hebben. Met een goede informatievoorziening kunnen we de dienstverlening aan inwoners en ondernemers optimaal faciliteren. Onze visie op de informatievoorziening wordt in de nieuw op te stellen I-visie (visie op informatievoorziening) en bijbehorend informatiebeleidsplan (gereed 2024) geconcretiseerd.

Digitale volwassenheid

IT heeft zich razendsnel ontwikkeld en een enorme impuls gegeven aan de digitalisering van onze samenleving. Ook bij de gemeente is digitalisering een steeds grotere rol gaan spelen. Denk aan de automatisering en digitalisering van (dienstverlenings)processen. Daarmee is digitalisering niet alleen het domein van IT, maar van de gehele organisatie. Dit vraagt om een omslag in denken en werken van de hele organisatie. In de jaarlijkse ICT-benchmark, waar we sinds 2021 aan mee doen, worden o.a. de digitale volwassenheid van onze organisatie, de software, hardware, infrastructurele kosten en de personele bezetting gemeten en afgezet tegen andere Nederlandse gemeenten. Dit helpt ons een beeld te vormen waar we de komende jaren mee aan de slag willen en waarin we willen investeren.

Datagedreven werken & AI

Door de enorm toegenomen hoeveelheid data en nieuwe technologie zijn er steeds meer mogelijkheden om de analyses, monitoring en sturing te verbeteren met datagedreven werken. Datagedreven werken is een waardevol instrument gebleken dat kan worden ingezet bij het realiseren van de opgaven van de gemeente en het verkrijgen van betere stuurinformatie. Ook komende jaren zetten we datagedreven werken verder in. Een belangrijke versneller in dit veld is Artificial Intelligence (AI). Hiermee zijn slimmere en nieuwe analyses te maken. Uiteindelijk kan dit enkel van waarde zijn als de gemeente actief en consistent gebruik maakt van data om beslissingen te nemen. Dit vereist het zorgvuldig, veilig en binnen de wettelijke kaders verzamelen, beheren en verwerken van data. Maar ook van het zorgvuldig wegen van ethische aspecten en privacy belangen. Daarom is data-ethiek  een belangrijk thema voor komende jaren. Het algoritmeregister moet hier ook aan bijdragen. Het algoritmeregister is een van de acties om algoritmes binnen de overheid te reguleren die voortkomen uit de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren van het Rijk.
In het algemeen is het belangrijk dat we ons bewust zijn van de toegevoegde waarde van data (waar ligt de meerwaarde). Met een jaarlijkse datadag, die wij in regionaal verband organiseren, verruimen we de blik wat met data kan en hoe we data voor de maatschappelijke opgaves in kunnen zetten in samenwerking met onze omgeving.

Nieuwe wetgeving

Ook de wetgeving wordt aangepast op de kansen en bedreigingen van de technologische ontwikkelingen. De wetten die impact hebben op de informatievoorziening worden projectmatig opgepakt. Denk daarbij aan de Wet open overheid (Woo), zie paragraaf 3.9, en wetgeving als de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en Wet digitale overheid (Wdo).

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)

Op 1 januari 2024 (oorspronkelijk januari 2023) treedt de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch naar het bestuursorgaan te zenden. Daarnaast verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft; de Awb geeft burgers en bedrijven de keuze tussen de papieren of de digitale weg.

Wet digitale overheid (Wdo)

Omdat de digitalisering heel snel toeneemt, inclusief digitale transacties, moet de overheid ook op dit terrein meebewegen. De Wet digitale overheid (Wdo) legt de basis voor de digitalisering van de overheid. De eerste tranche (deel) van de Wdo gaat over veilig inloggen op dienstverlening bij (semi-) overheidsinstanties. De Wet digitale overheid regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de (semi-)overheid. Daarmee wordt bedoeld dat burgers elektronische identificatiemiddelen (eID) krijgen met een hogere mate van betrouwbaarheid dan het huidige DigiD. Deze identificatiemiddelen geven publieke dienstverleners meer zekerheid over iemands identiteit.
De Wdo treedt gefaseerd in werking. De wet geldt pas als een instantie technisch en organisatorisch klaar is om aan te sluiten. Hiervoor wordt een aansluitschema opgesteld.

(Door)ontwikkeling Planning & Control

De P&C-cyclus stelt de raad in staat om (bij)te sturen op het gebied van de geformuleerde beleidsdoelstellingen en op het gebied van de (bijbehorende) financiën. De kaders zijn hierbij opgenomen in de Nota Planning & Control.

De afgelopen jaren hebben wij de nodige stappen gezet om de planning & control rapportages meer op hoofdlijnen op te stellen. Hierdoor werd sturing op hoofdlijnen bevorderd. Daarnaast zijn verbeteringen doorgevoerd in de formulering van de gemeentelijke doelstellingen door deze meer op hoofdlijnen te formuleren. Dit is uiteraard een groeiproces waaraan we ook in 2024 een vervolg geven.

We willen in 2024 ook verbeteringen doorvoeren in de planning en fasering van onze toekomstige investeringen. Het doel hiervan is om de, met deze investeringen gepaard gaande, afschrijvingslasten beter te kunnen plannen. Daarnaast draagt een betere investeringsplanning bij aan onze liquiditeitsplanning.

Gezien het feit dat het rijk vanaf 2026 een forse korting doorvoert op het gemeentefonds (het zogenoemde "ravijnjaar" voor gemeenten), liggen er de komende jaren voor onze gemeente de nodige uitdagingen in het kader van een structureel sluitende begroting. Deze ontwikkeling vormt om die reden ook een belangrijk onderdeel in de planning & control cyclus 2024 (en verder).

De komende jaren werken wij verder aan het nog beter op orde krijgen van de beheersing van de bedrijfsvoering, onder andere door de implementatie van het Three Lines model. Interne beheersing zorgt er ook voor dat de organisatie het college het comfort kan bieden om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Volgens de Wet rechtmatigheidsverantwoording dient het college vanaf de jaarrekening 2023, dus in 2024, deze verklaring af te geven. Naast het college heeft de raad ook een belangrijke rol volgens de Wet rechtmatigheidsverantwoording. De auditcommissie als vertegenwoordiging van de raad is het afgelopen jaar en wordt de komende jaren meegenomen in deze ontwikkeling.

Het Three Lines model of methode staat voor de inrichting van de processen en de samenwerking op de verschillende niveaus in de organisatie en laat zien in hoeverre de organisatie in control is en de belangrijkste risico's beheerst. Ook de integrale aanpak van de diverse beheersingsinstrumenten en de koppeling aan de bestaande P&C-cyclus wordt hierin meegenomen. Hierdoor ontstaat er steeds meer inzicht in de beheersing en kwaliteit van de processen en kan er gestuurd worden op de processen en het beheersen van risico's. Hiermee past het in de huisige ontwikkeling van een activiteit- en taakgerichte organisatie naar een organisatie die procesgericht werkt en de doelstellingen realiseert en waarin risicomanagement een rol speelt. In het Interne beheersplan 2022 – 2025 is vastgesteld dat vooralsnog, ook in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, alleen de financiële processen opgepakt worden. Voor de desbetreffende teams wordt voor de 1e lijn (leveren van producten en diensten) en 2e lijn (leveren van ondersteuning, expertise en monitoring aan en van de 1e lijn) gewerkt aan rollen, verantwoordelijkheden en kwaliteit. Doel is ook om de 3e lijn (Verbijzonderde interne controle (VIC)) niet meer alleen te bezien in het licht van achteraf komen kijken wat er fout is gegaan en nog gerepareerd moet worden, maar een VIC gericht op de kwaliteit(sontwikkeling) van de bedrijfsvoering.

Privacy en informatiebeveiliging

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe wij om moeten gaan met persoonsgegevens, zowel intern als extern. Het vraagt van ons een voortdurende inspanning om aan de gestelde eisen te blijven voldoen met als doel zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. We zijn immers verantwoordelijk voor het beschermen van de privacy van onze inwoners. Ook vindt de audit op de BIO (baseline informatiebeveiliging overheid) en general IT-audit jaarlijks plaats. Aandacht gaat naar de aanbevelingen van de auditor, naast dat informatiebeveiliging continue aandacht vraagt. De kernbegrippen voor een goed informatiebeveiligingsbeleid zijn: beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

De komende jaren zetten we in op bewustwording op het gebied van privacy en informatiebeveiliging binnen de organisatie. In het kader van de Three Lines wordt er ingezet op kennisborging binnen de eerste lijn. Privacy-en informatiebeveiligingsnormen worden geïmplementeerd binnen de processen. Hierdoor wordt de integrale aanpak binnen de organisatie geoptimaliseerd en ontstaat er meer inzicht in de beheersing van de kwaliteit en de risico’s zodat hier gericht op gestuurd kan worden.

Optimaliseren inkooporganisatie

In 2021 is er gestart met het verder optimaliseren van de inkooporganisatie. Deze optimalisatie moet ervoor zorgen dat onrechtmatigheden in de inkoopfunctie tot een minimum worden beperkt. Daarnaast kan er beter gestuurd gaan worden op gemeentelijke doelen zoals duurzaam, circulair en lokaal inkopen. In de eerste fase van het inkoop professionaliseringsproces lag de prioriteit bij het verkrijgen van inzicht en overzicht. Deze fase is inmiddels afgerond. Hierdoor kan de toekomstbestendige inkoopfunctie worden ingericht. Dit betreft onder andere de verdeling van rollen en functies tussen teams en het inkoopbureau, optimalisatie van het bestellen tot betalen proces en het verstevigen van strategisch leveranciersmanagement.

Klant centraal

Onze omgeving verwacht dat gemeenten betrouwbaar, begripvol en eenvoudig opereren. Een gemeente die communiceert in begrijpelijke taal en de menselijke maat niet vergeet.

Een ‘klantgedreven dienstverlening’ wordt daarbij steeds belangrijker. Onder klant verstaan wij hier: inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het centraal stellen van ‘systemen’ willen wij ook in onze bedrijfsvoering steeds meer gaan vervangen door het centraal stellen van onze (interne én externe) klanten. Hiervoor zullen we steeds vaker ‘in gesprek’ gaan over onze dienstverlening en onze dienstverlening bekijken vanuit het perspectief van onze klanten zodat wij diezelfde dienstverlening verder kunnen verbeteren. Op het gebied van onze bedrijfsvoering hebben wij hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd:

Lokaal inkopen

Als gemeente kunnen we onze klant nog meer centraal stellen door in de nabije omgeving diensten, leveringen en werken in te kopen. Hiermee betrekken en steunen we lokale middenstand en lokale partijen. Dit doen we, binnen de regels van de aanbestedingswet, door bij aanbestedingen eerst te kijken of we deze zodanig kunnen inrichten en uitzetten dat de inkoopbehoefte (deels) lokaal kan worden ingekocht.

Het aandeel lokaal inkopen proberen we met verschillende activiteiten verder te vergroten. Interne bewustwording en gedragsverandering blijft hierbij een continu aandachtspunt. Daarnaast integreren we meer checks inde systemen. Tot slot zetten we verder in op kennissessies voor lokale partijen en infromeren we partijen tijdig over de komende aanbestedingen.

Invorderingsbeleid en afhandeling bezwaren ‘op maat’

Ook in 2024 werken wij verder aan de ontwikkeling van de zogeheten ‘informele werkwijze’ in formele processen en procedures. Dat betekent dat wij in geval van geschillen zoveel mogelijk informeel het geschil (bij bezwaarschriften, klachten of een aanmaning op hun factuur) trachten op te lossen en maatwerk bieden daar waar mogelijk. Deze benadering sluit ook aan bij onze doelstelling om als gemeente 100% dienstverlenend te zijn naar onze klanten.

Verdere informatie over het invorderingsbeleid is te vinden in de paragraaf financiering van deze begroting (onderdeel debiteurenbeleid).

Werkomgeving en huisvesting

Huisvesting moet aansluiten bij de ontwikkeling van de organisatie en haar medewerkers. Dit vraagt om een adequaat beheer van gebouwen, de inventaris en de bijbehorende diensten.

Het werkconcept en de ruimtelijke toegankelijkheid & veiligheid
De versnelde ontwikkeling naar plaats- en tijdonafhankelijk werken is tegen het licht van de bestaande huisvesting gehouden. De rol van het gemeentehuis als een inspirerende werkplek om te ontmoeten en samen te werken en de vergaande digitalisering van de dienstverlening en het werkplekconcept blijken onlosmakelijk met elkaar verbonden. De wens naar activiteitgericht werken wordt binnen de huidige huisvesting op een zo kostenefficiënt mogelijke wijze doorgevoerd.  

De diverse verbeterpunten op gebied van algehele toegangsveiligheid & -controle, waaronder ook de fysieke toegankelijkheid van onze gebouwen, behoeft aandacht. Dit wordt nader uitgewerkt zonder de publieke functie van het gemeentehuis voor inwoners van de Hoeksche Waard uit het oog te verliezen.

Huisvesting lange termijn
Definitieve huisvesting voor de ambtelijke organisatie wordt deze collegeperiode nader onderzocht en uitgewerkt. De gestelde duurzaamheidsdoelstelling uit het huidige collegeprogramma om in 2030 al het gemeentelijk vastgoed verduurzaamd te hebben (CO2 neutraal) is van grote invloed op de definitieve lange termijn huisvestingsplannen. Het is van belang een duurzame oplossing te creëren voor de huisvesting voor gemeente HW, waarbij het begrip ‘duurzaam’ tweeledig is. Duurzaam vanuit het oogpunt van creëren van CO2 neutraal vastgoed en duurzaam vanuit het oogpunt toekomstbestendige, lange termijn huisvesting.

Organisatieontwikkeling

Vanaf de start in 2019 van gemeente Hoeksche Waard is veel werk verzet om de gemeentelijke organisatie op te bouwen naar een organisatie die past bij de omvang van onze gemeente. Daarbij is veel bereikt. Het is goed om na een aantal jaren te herijken waar we staan om te kijken wat geborgd, gestopt, doorontwikkeld of geïnnoveerd kan worden. Hiervoor gaan we onderdelen van cultuur, structuur, werkomgeving, werkwijzen en personeelsbeleid tegen het licht te houden, in zowel kwalitatieve als kwantitatieve zin.

In mei 2023 is een bestuursopdracht geaccordeerd waarna een programmateam is ingericht dat een programmaplan gaat maken voor de doorontwikkeling van de gemeente. Samenhangende onderdelen die in dit programmaplan worden opgenomen zijn:

Visie op de Hoeksche Waard

  • Uitvoering van de motie beleidskeuzes
  • Doorontwikkeling van de organisatie waaronder de besturingsfilosofie, cultuur inclusief veilig werkklimaat, herijking (benchmark)
  • Opdracht gestuurd werken

In 2024 wordt ook gekeken op welke onderdelen aanpassingen nodig en gewenst zijn. Uitkomsten van het programmaplan doorontwikkeling organisatie, herijking (benchmark) en de motie beleidskeuzes worden hierbij betrokken.

Communicatie

Communicatie speelt bij alle gemeentelijke thema’s een rol, zowel extern als intern. Bij sommige thema's is die rol groot, bij andere beperkter. Communicatie wordt belangrijker naarmate er sprake is van meer impact van gemeentelijk beleid of overige ontwikkelingen op inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties.

Alle medewerkers van gemeente Hoeksche Waard hebben een communicatieve verantwoordelijkheid en het is goed dat zij zich daarvan bewust zijn. Komend jaar ontwikkelt de gemeente zich verder als communicatieve organisatie. Er wordt ingezet op klantgericht schrijven, het (door)ontwikkelen van de nieuwstafel en het opleveren van omgevingsbeelden om te weten wat er speelt in de Hoeksche Waard.

Duurzaamheid

Duurzaamheid is een niet meer weg te denken thema voor onze inwoners, voor onze ondernemers en niet in het minst ook voor ons als maatschappelijke organisatie. Duurzaamheid gaat niet alleen over het milieu, over het groen. Het gaat over veel meer dan dat: over circulair, sociaal en innovatief. Vanuit de gemeente zetten we in op meerdere deelgebieden rondom duurzaamheid zoals duurzame en lokale inkoop, optimaliseren van sociale aspecten, duurzame bedrijfsvoering en doeltreffende communicatie en participatie.

Duurzame inkoop
Om duurzaam inkopen nog verder te verbeteren, is in 2020 is het Manifest Maatschappelijk Verantwoord inkopen ondertekend, gericht op het vormgeven van duurzaamheidsambities. Dit houdt in dat we bij inkoopprocessen naast prijs en kwaliteit, ook op milieu- en sociale aspecten zoals Social Return (SR, voorheen SROI) letten en hier zo maximaal mogelijk invulling aan geven. Dit doen we door het organiseren van kennissessies met andere gemeenten, het verbeteren van het SR-proces en door intern over duurzaamheid te blijven communiceren en inspireren.

Duurzame bedrijfsvoering
Ook in de duurzaamheid van onze gebouwen en faciliteiten valt nog winst te behalen. Denk hierbij aan (her)gebruik van producten en materialen, optimaal inzetten m2’s kantoorruimte of het stimuleren van andere (meer digitale) werkwijzen. In het huidige onderzoek naar de keuze voor definitieve ambtelijke huisvesting zijn duurzaamheid en duurzame bedrijfsbedrijfsvoering belangrijke aspecten.